海外出張の極意

海外出張の報告書

海外出張先から帰国したら、出張報告書を作り提出すように求められることもあるようです。

出張中には忘れずにその日何をしたかなどを日記等につけておいて保存しておくとよいでしょう。

海外出張についての報告書の例としては、タイトルとして行き先と業務内容の名前を書き、相手先との協力体制や展望について大まかに付け加えます。

滞在に際してどんなことに興味を得たか、どのようなことに苦心したなどの自分なりの感想もあるとよい場合もあります。

報告書には仕事にでていたときだけではなくて海外出張への出発の準備段階から帰国までの行動について大まかに記入すると読む側も本人の行動について理解しやすいようです。

出張報告書には仕事の内容だけではなく担当者の名前や仕事の際に使用・入手した資料なども添付するようにしましょう。

報告書の最後には、担当者やお世話になった上司などに対して感謝の意を表すのもよいでしょう。

出張の際の旅費の精算書と詳しい出張報告書等を一緒に提出することで会社側にとっても解りやすいですし支払いも行われやすいといえます。

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海外出張の旅費規程

海外出張の際に所属する企業や事業所にて「海外出張旅費規程」が定められている場合があります。

この規定は会社や事業所の命令で海外に出張する際にかかる旅費や手続き等にかかる費用について定めたものです。

規定の内容によっては差額の自己負担等が求められることもあるので注意が必要です。
海外出張旅費として定められるのは以下の6つがあります。

　１．赴任支度料
　２．日当
　３．宿泊費
　４．交通費
　５．荷物輸送諸費用
　６．渡航雑費

４．の交通費については、これらはもっとも運賃の安い経路を選ばねばならず、下準備も必要でしょうし、航空機でも使用できる等級は決まってくるようです。

５．については、出張が長期に及んだり季節等の温度条件によって携帯する荷物の輸送料金を請求できるというものです。

６．については、パスポートを取得する際の印紙代金や各種証明書取得の際にかかる手数料に対しても料金が請求できるようになっています。

会社によっては、渡航の前にお金を支払ってくれるところもあるようですが、多くは帰国後一定期間内に旅費規程に沿って、精算の後定額の支給かもしくは実費の支給かに分かれお金が支払われるようです。

いずれも旅費をつかう際にレシートや切符の半券などをなくさないように整理しておくとよいでしょう。

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海外出張へ行く際のお土産

海外出張から帰国するときに家族へ買うお土産は必須のものですが、ここでは海外で暮らす駐在者の日本人や外国人の社員の人たちへのお土産について考えて見ます。

一般的には、海外でははじめて会う人にはお土産を配る習慣は無いとされますが、それでも日本の古来のものや焼酎、日本酒など喜ばれるものも多いでしょう。

お世話になる人に対しては、ここでひとつ日本のお土産など送ってみてはいかがでしょうか？

お土産を考える場合には相手について知ることも重要です。

相手が大人なのか子供であるとか、現地の食品状況によっては日本食なども喜ばれるかもしれませんし、現地でものがたくさん手に入るところへ赴任する場合だと、それにあった品物選びも重要になってきます。

事前に好みを聞ける人であるならリストを作ることも可能ですが、一般に日本人の人には手に入りにくいような日本の食材など、外国人には伝統工芸品など日本的なものを選ぶと無難であるといえます。

あまりたくさんのお土産は荷物になるためかさばらないもののほうがよいでしょう。

空港などの免税店などでは持ち込む量に規制はありますがお酒などが安く買えますし好まれるようです。

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海外出張を含む求人

海外出張の求人では、勤務に海外出張を含む内容の仕事への募集が行われています。

海外に拠点をもつ大手銀行や、輸出等を行う電機メーカーなどからの求人があるようですが応募資格としては金融業務等の基礎知識があり経験もある者、大卒で学部は問わないが輸出営業の経験が３年以上あるとよいなど、いずれも大学卒かもしくは専門の業務経験のある人を求めているようです。

求人の中には海外出張をサポートする仕事の募集も行われているようです。

内容は、ビザ取得から現地情報の収集、航空券やホテルの手配等海外出張者のためのプランを考える業務ですので、知識も必要でしょうし語学力も求められると思われます。

専門性としては旅行関連業務のカテゴリーに入る内容のようです。

情報収集として勉強会や海外研修も行われるようなので今までの自分の能力をさらに伸ばしたい、海外出張について興味があるというかたは、これ等の業務に限らず海外出張専門の求人サイトなどにたくさんの広告がありますので参考にするとよいでしょう。

出張で海外に行くことになったら

最近では旅行会社も海外出張に即した商品を用意しているようです。

航空券等を航空会社から直接仕入れる等により格安航空券などの手配ができるほか、ビジネスクラスまでの注文も可能でホテルやレンタカーなどを手配することもできるようです。

また、行く先を指定するだけで海外出張の際の通訳や空港の迎え等見積もりができるサービスもあるようですので自分の頭を悩ませて計画を立てる余裕の無い人や、初めての人などはこれらのサービスを利用してみてはいかがでしょうか。

海外への出張が決まったら、出発までにまずは大まかなスケジュールを立て、出張先に関する情報を集めましょう。

各国の大使館などに問い合わせてもよいでしょう。

また地図や行き先の国の文化や宗教、言語や天気などの大体の状況を把握しておくとよいようです。

荷物の準備などはすでに海外出張したことのある人や情報サイトなどを利用して何が必要で何が必要でないか等をリストにしておいてチェックできるようにしましょう。

準備をきちんとしたらあとは度胸でぶつかってみてください。

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